Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности

В. Артемьев, ЦБ РФ

"Cистемы безопасности связи и телекоммуникаций", #6/96

Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода

подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата,

контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали

лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных

пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ

Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с

управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как

внутри одного предприятия, так и между ними.

Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств,

обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих

автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.

Методы автоматизации учреждений

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные

организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов,

обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются(Рис.1):

Рис.1.Функциональная схема управления электронными документами.

Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего,

сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого

поколения они идентифицируются с помощью ключевых

слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions).

Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical

Character Recognition).