В. Артемьев, ЦБ РФ
"Cистемы безопасности связи и телекоммуникаций", #6/96
Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода
подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата,
контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали
лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных
пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ
Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с
управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как
внутри одного предприятия, так и между ними.
Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств,
обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих
автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.
Методы автоматизации учреждений
Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные
организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов,
обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.
Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются(Рис.1):
Рис.1.Функциональная схема управления электронными документами.
Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего,
сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого
поколения они идентифицируются с помощью ключевых
слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions).
Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical
Character Recognition).