Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности - часть 6

серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по

телекоммуникационным линиям связи.

Обзор средств автоматизации учреждений

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие

категории:

• функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

• системы для организации групповой работы;

• системы управления электронными документами;

• средства управления документооборотом.

Рассмотрим типичных представителей данных категорий.

Средства офисной автоматизации и коллективной работы

в сети

Пакет Microsoft Office for Windows 95

Microsoft Office for Windows 95 представляет собой единый набор прикладных программ для

автоматизации работы современного офиса и поставляется в двух различных вариантах.

В состав Microsoft Office Standard входит Microsoft Excel для создания электронных таблиц,

текстовый процессор Microsoft Word, система подготовки

презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office

Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft

Access.

Приложения для Windows 95 поддерживают

длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к

почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.

Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор дополнительных возможностей,

но и платформа для разработки офисных приложений с использованием языка

Visual Basic for Applications и механизма OLE.

Система Lotus Notes

Lotus Notes представляет собой платформу типа "клиент-сервер"(Рис.5), служащую для разработки

и размещения приложений класса groupware на основе электронной почты.

Рис.5.Организация коллективной работы в системе Lotus Notes.

Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и

создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую

из различных источников,

таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.