Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности - часть 2

После сканирования и ввода документа его графический образ

"переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания.

При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы,

которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления

полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые

вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных

носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и

ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного

поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами

имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.(Табл.1)

Схема храненияНавигацияПоиск и фильтрация

Методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов
Файловая система	Каталоги и папки	По именам и параметрам файлов
Почтовые ящики	Личные и коллективные папки	По атрибутам и тексту сообщения
База документов (Lotus Notes)	Страницы, базы документов и категории	По атрибутам и тексту сообщения
Библиотеки документов	Проекты(папки)	По атрибутам, ключевым словам и тексту
Гипертекст	Гиперссылки	По гипертексту
Текстовая база данных	Таблицы и представления	По атрибутам и тексту
Универсальная база данных	Таблицы и представления	По атрибутам и бинарным объектам

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система

каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В

современных ОС типа Windows 95 реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в

качестве названий папок и документов.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в

виде сообщений с присоединенными файлами.